Elemen Dalam ISM Code

Terdapat 16 Elemen dalam ISM Code yang terdapat dalam SOLAS Bab IX. Elemen tersebut adalah,

1. Umum. Dalam elemen ini, berisi tentang hal yang bersifat umum dan objektif dari aturan - aturan yang ada. Penjabaran dalam setiap sub-bab meliputi definisi (ISM code, Perusahaan, Administration), sasaran, aplikasi dan fungsi - fungsi yang disyaratkan oleh ISM code. 
2. Kebijakan keselamatan dan perlindungan lingkungan. Perusahaan harus menetapkan kebijakan tentang keselamatan dan perlindungan lingkungan yang menerangkan tentang pencapaian tujuan ISM Code. Terkait dengan kebijakan yang telah dibuat oleh perusahaan, maka dalam pelaksanaannya harus dijamin bahwa kebijakan tersebut dilaksanakan dan dijaga pada semua level organisasi baik di kapal maupun di dara
3. Tanggung jawan dan wewenang perusahaan. Perusahaan harus mempunyai personil yang cukup dan cakap (baik yeng bertempat dikantor maupun di kapal).
4. Designated Person Ashore (DPA). Untuk menjamin operasi kapal yang aman dan memberikan hubungan antara darat dan kapal, maka setiap perusahaan, harus menunjuk seseorang didarat yang mempunyai akses langsung kepada level manajemen tertinggi. Tanggung jawab dan wewenang Designated Person Ashore (DPA) menyangkut monitoring aspek keselamatan operasi kapal dan pencegahan pencemaran dan menjamin tersedianya sumberdaya yang cukup dan dukungan dari darat.
5. Tanggung jawab dan wewenang Master. Perusahaan harus mendefinisikan dan mendokumentasikan dengan jelas tentang tanggung jawab Master dalam hal, menjalankan kebijakan perusahaan tentang keselamatan dan perlindungan lingkungan, memotivasi crew dalam menjalankan kebijakan perusahaan, memberikan order dan instruksi yang sesuai dengan jelas dan sederhana, mengecek bahwa persyaratan telah dipenuhi, mereview SMS dan melaporkan defisiensi kepada perusahaan.
6. Sumber daya dan tenaga kerja. Perusahaan harus menjamin dalam penempatan personil yang tepat dikapal maupun di kantor dan memastikan bahwa mengetahui apa yang menjadi tygas dan tanggung jawabnya, menerima instruksi dan menjalankan tugasnya, mendapatkan pelatihan apabila diperlukan, serta memastikan personil yang dipilih mampu untuk berkomunikasi secara efektif.
7. Pengembangan rencana operasi kapal. Perusahaan harus menetapkan prosedur persiapan perencanaan dan instruksi-instruksi termasuk checklist untuk KEY SHIPBOARD OPERATIONS tentang keselamatan kapal dan pencegahan pencemaran. Key shipboard operation menurut ICS (International Chamber of Shipping) ada dua jenis yaitu Critical Operation (bilamana ada kegagalan langsung berakibat kecelakaan) dan   Special Operation (bilamana terjadi kegagalan maka dapat membahayakan kapal)
8. Kesiapan menghadapi keadaan darurat. Perusahaan harus menetapkan prosedur untuk mengidentifikasi, menjelaskan dan merespon terhadap situasi darurat di kapal. Selain itu, perusahaan harus menetapkan program drill dan pelatihan menghadapi keadaan darurat tersebut. Dalam panduan safety mamagement system harus menyiapkan ukuran untuk menjamin bahwa perusahaan mampu merespon keadaan berbahaya, kecelakaan dan situasi emergensi kapal setiap saat.
9. Pelaporan dan analisa non-conformity, kecelakaan dan kejadian berbahaya. Sistem dan personil yang memiliki keadaan "tidak sempurna" harus mendapat pergatian khusus untuk tindakan perbaikan. Laporan atas ketidaksesyaian yang berpotensi memicu terjadinya kecelakaan harus segera mendapat penanganan.
10. Pemeliharaan kapal dan kelengkapannya. Kapal dan peralatannya harus dipelihara dengan baik, hal ini dimaksudkan untuk pencapaian sasaran ISM Code yang sempurna. Perusahaan harus menetapkan prosedur untuk menjamin bahwa kapal dirawat sesuai dengan persyaratan dari peraturan yang berlaku (SOLAS, MARPOL, P2TL, Class, dll) dan persyaratan tambahan yang mungkin ditetapkan oleh perusahaan (Petunjuk dari Maker, umur kapal, jenis kapal, daerah pelayaran, riwayat perawatan dan kerusakan kapal, dll). Untuk memenuhi persyaratan ini, perusahaan harus menjamin inspeksi dilakukan pada kurun waktu yang tepat, setiap non-conformity dilaporkan dan disertai dengan kemungkinan penyebabnya, dilakukan tindakan perbaikan yang tepat dan pelaporan atas aktifitas perawatan harus dilakukan secara konsisten.
11. Dokumentasi. Perusahaan harus menetapkan dan menjaga prosedur untuk mengontrol semua dokumen dan data yang relevan dengan SMS. Dokumen yang digunakan untuk menjelaskan pelaksanaan SMS disebut “Safety Management Manual”. Dokumen harus disimpan ditempat yang dianggap paling efisien. Setiap kapal harus membawa dokumen yang relevan dengan kapal tersebut.
12. Verifikasi, pemeriksaan dan penilaian kembali oleh perusahaan. Verifikasi  adalah  pengecekan suatu proses atau hasil proses yang dilakukan oleh bukan pelaku proses (internal auditor).   Internal Audit biasanya dilakukan sekali dalam setahun. Evaluasi  merupakan pengecekan suatu proses atau hasil proses yg dilakukan oleh pelaku proses. Review penelaahan kembali seluruh proses untuk menentukan apakah proses dapat memberikan hasil yang diinginkan. Bila proses tidak dapat memberikan hasil sesuai harapan maka proses dapat dilakukan revisi proses. Review dilakukan oleh Top Management, Manager dan Master, C/E Review biasanya dilakukan minimal sekali dalam setahun.
13. Sertifikasi, verifikasi dan pengawasan. Kantor administrasi negara bendera dimana kapal didaftarkan akan mengirim auditor untuk melakukan pemeriksaan sistem perusahaan baik di kantor maupun dikapal. Setelah didapatkan hasil atas verifikasi dan pengawasan, maka akan diterbitkan Document of Compliance (DoC) untuk perusahaan dan Certificate of Compliance (CoC) / Safety Management Certificate (SMC) untuk kapal.
14. Sertifikat sementara. Sertifikat DoC sementara dapat diterbitkan untuk perusahaan yang baru saja berkembang dan kapal type baru yang ditambahkan diluar DoC. Sedangkan sertifikat CoC/SMC sementara diterbitkan untuk kapal baru yang sedang dalam penyerahan, ketika perusahaan mengembangkan pengoperasian kapal baru dan ketika kapal melaksanakan penggantian bendera.
15. Verifikasi. 
16. Bentuk sertifikat. 

Tiga tahapan auditing, KLIK DISINI!

Istilah - istilah penting yang berkaitan dengan ISM Code,

1. Emergency Response Team (ERT) / Tim tanggap darurat adalah tim yang dapat bertindak secara cepat pada setiap saat ketika terjadi keadaan darurat di kapal. Tim ini biasanya diketuai oleh DPA dan beranggotakan senior manajer di kantor perusahaan pelayaran. Terkait dengan ERT ini, jajaran direksi memiliki peran sebagai dewan pengarah.
2. Master Review adalah kajian dan pembahasan terkait dengan pelaksanaan sistem manajemen keselamatan / safety management system dan perlindungan dikapal. Master review dilaksanakan setiap tiga bulan sekali.
3. Master overriding authority adalah kewenangan lebih seorang nakhoda dengan mengatasnamakan perusahaan dalam mengambil tindakan untuk menjamin keselamatan kapal dan pencegahan pencemaran lingkungan.

Pelaksanaan external audit di kamar mesin (foto by: Dokumentasi pribadi penulis)