Tiga Tahapan Auditing

Dalam melaksanakan fungsi manajemen yang baik diatas kapal, perlu dilakukan pekerjaan auditing terjadwal oleh petugas yang ditunjuk sebagai auditor. Audit yang dilakukan oleh auditor tidak lain dimaksudkan untuk melaksanakan elemen ISM Code dan memastikan dapat berjalan dengan baik untuk menjamin hak seluruh pihak yang berkepentingan dalam terselenggaranya aktifitas transportasi laut.

Opening merting sebelum dilakukan auditing. (Foto by: Dokumentasi pribadi penulis)

Terdapat tiga tahapan yang dilakukan dalam proses auditing. Yaitu,

1. Opening meeting adalah rapat pembukaan sebelum dilakukan audit diatas kapal. Dalam kesempatan awal ini auditor wajib memberikan pengarahan tentang ISM Code kepada seluruh crew tentang tugas dan tanggung jawabnya. Selain itu, dalam opening meeting auditor perlu menyampaikan kepada awak kapal atas jenis surat atau sertifikat yang harus disiapkan dalam menunjang kelancaran audit. Pada akhir waktu opening meeting, auditor harus memberikan hak kepada awak kapal untuk bertanya apabila ada hal - hal yang merasa perlu ditanyakan dan kurang dipahami selama pemaparan materi selama opening meeting.
2. Auditing merupakan kegiatan inti dalam pelaksanaan audit. Pihak auditor terjun kelapangan secara langsung untuk melakukan pemeriksaan atas kelengkapan dokumen, pemeriksaan pelaksanaan manajerial kapal, serta pemeriksaan peralatan dan permesinan yang diperlukan. Untuk mendapatkan akurasi data selama proses audit, auditor melakukan review record (merupakan aksi mencari bukti dengan melihat catatan yang ada diatas kapal), interview (melakukan wawancara kepada awak kapal secara acak atau secara menyeluruh untuk mendapatkan detai informasi atas kapal pada umumnya atau atas tugas dan tanggung jawab awak kapal tersebut) dan observation (melakukan pengawasan secara langsung atas suatu keadaan atau suatu proses pekerjaan untuk mendapatkan penilaian atas kecakapan operasional awak serta kelayakan suatu alat/permesinan).
3. Closing meeting merupakan tahapan akhir dalam proses audit. Dalam kegiatan ini auditor membacakan hasil audit yang telah dilaksanakan dan memberikan pengarahan kepada seluruh awak kapal atas temuan ketidaksesuaian (non-confirmity=N/C) selama audit. Jenis temuan ketidaksesuaian ini dipaparkan untuk mendapatkan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian tersebut. Dalam closing meeting ini juga disampaikan hasil final secara tertulis yang ditandatangani oleh pihak auditor dengan perwakilan awak kapal yang bertangggung jawab (nakhoda atau kepala kamar mesin pada departemen mesin).