Buku Catatan Minyak (Oil Record Book)

Sebagai salah satu kelengkapan administrasi dalam operasional kapal adalah dilakukan pengisian terhadap oil record book. Ketentuan melengkapi isian dalam "buku merah" tersebut adalah sesuai dengan aturan dalam konvensi MARPOL 73/78.

Buku catatan minyak baagian I (satu). Foto by : Dokumentasi pribadi penulis.

Terdapat dua bagian buku catatan minyak, yaitu: 

• Oil record book bagian I merupakan buku untuk operasional permesinan (machinery space operation) wajib dimiliki oleh, kapal tanker dengan berat kotor (gross tonage) 150 ton atau lebih dan kapal non-tanker dengan berat kotor (gross tonage) 400 ton atau lebih.
• Oil record book bagian II merupakan buku untuk operasional di-deck/ruang muat (deck/cargo space operation) wajib dimiliki oleh kapal tanker untuk mencatat operasional yang berkaitan dengan ruang/tangki muatan dan/atau air ballast.

Untuk dapat digunakan secara legal, buku catatan minyak yang baru harus mendapat tanda tangan pengesahan oleh petugas berwenang pada halaman pertama dan halaman terakhir.

Selanjutnya, dalam pelaksanaannya "buku merah" tersebut perlu dilakukan ekshibitum (dilakukan pemeriksaan pengisian buku yang disesuaikan dengan operasionalnya untuk mencegah terjadinya pencemaran). Pelaksanaan ekshibitum ini dilakukan secara berkala dengan dibuktikan adanya cantuman tandatangan dan stamp pengesahan dari petugas yang berwenang.

Petunjuk pengisian buku catatan minyak,

1. Terdapat beberapa kolom yang wajib diisi sebagai bentuk pertanggungjawaban operasional kapal mencegah terjadinya pencemaran lingkungan laut.  Kolom tersebut meliputi tanggal, kode operasi dan nomor bagian yang harus sesuai pengisiannya.
2. Setiap pekerjaan yang selesai, harus segera ditandatangani oleh perwira jaga sebagai personal/petugas yang bertanggung jawab pada saat operasional.
3. Setiap halaman "buku merah" yang telah diisi harus ditandatangani oleh Nakhoda sebagai prnanggung jawab umum operasional kapal.
4. Detail mengenai jumlah, waktu dan unsur lain dalam operasional harus dicatat secara detail dalam buku catatan minyak.
5. Buku catatan minyak untuk kapal yang memiliki sertifikat International Oil Pollution Prevention (IOPP),maka pengisian wajib disertakan menggunakan bahasa Inggris, Prancis atau bahasa Spanyol.
6. Buku catatan minyak harus dalam kondisi bersih dan tersimpan pada tempat yang aman serta mudah dijangkau. 
7. Masa simpan "buku merah" adalah selama 3 (tiga) tahun setelah pengisian terakhir dibuat.
8. Pemeriksaan pengisian buku catatan minyak dilakaukan pada saat kapal di pelabuhan atau diterminal lepas pantai tanpa mengakibatkan pelayaran kapal menjadi tertunda.

Terdapat beberapa kode jenis pekerjaan yang menjadi rincian untuk dilakukan pencatatan dalam "buku merah", yaitu:

• Poin A = Pengisian tolak bara atau pembersihan tangki BBM
• Poin B = Pembuangan tolak bara kotor atau air bekas pencucian dari tangki BBM sebagaimana disebutkan dalam poin A diatas.
• Poin C = Pengumpulan dan penanganan lanjut residu minyak (lumpur dan residu lainnya)
• Poin D = Pembuangan keluar kapal tidak otomat atau penanganan cara lain dari air bilga yang telah terkumpul dalam ruang permesinan.
• Poin E = Pembuangan keluar kapal secara otomat atau penanganan cara lain dari bilga yang telah terkumpul dalam ruang permesinan.
• Poin F = Kondisi peralatan penyaringan minyak.
• Poin G = Pembuangan minyak tanpa disengaja atau pengecualian yang lainnya.
• Poin H = Pengisian BBM atau minyak lumas dalam jumlah besar.

Contoh susuna halaman buku catatan minyak,